Wie man Mitarbeiter belohnt, um ihre Motivation zu steigern
Fallstudie zur Einführung von WinWin bei Wawel
Welche Anforderungen gab es bei der Firma Wawel?
Ist es durch die Umsetzung gelungen, die Erwartungen des Unternehmens, der Führungskräfte und der verschiedenen Gruppen von Produktionsmitarbeitern in Einklang zu bringen?
Im Wawel-Werk sind Mitarbeiter aller Generationen beschäftigt, von den Babyboomern über die Millennials bis hin zur Generation Z. Diese große Vielfalt bringt Herausforderungen mit sich, wenn es darum geht, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern – denn es ist bekannt, dass das, was bei Mitarbeitern über 50 ein wirksames Motivationsinstrument ist, bei Zwanzigjährigen nicht unbedingt funktioniert.
Wawel ist eine der ältesten Süßwarenfabriken in Polen. Das Unternehmen blickt auf eine Tradition zurück, die bis zum Ende des 19. Jahrhunderts reicht. Derzeit beschäftigt es fast tausend Mitarbeiter, davon über 600 im Produktionswerk in Dobczyce bei Krakau.
Eine maßgeschneiderte Anwendung für die Produktion
Die Situation vor der Einführung
Wawel verfügte, wie viele Produktionsbetriebe, über Instrumente zur Mitarbeiterbewertung, doch diese betrafen nur ausgewählte Bürostrukturen, bestimmte Vertriebsebenen sowie die Meister. Die Mitarbeiter in der Produktionslinie waren von dieser Bewertung ausgenommen; es gab keinen Mechanismus und keine individuellen Motivationsinstrumente außer einer Prämie, die jedem Teammitglied nach Ermessen gewährt wurde, ohne dass ein klarer Bezug zu seinem Beitrag zum erzielten Gewinn hergestellt wurde (Ausnahmen bildeten lediglich negative und unerwünschte Ereignisse, die die Auszahlung der Prämie aussetzten).
Das WinWin-System
Das Augenmerk des Unternehmens lag auf der WinWin-App, die die tägliche Erfassung von tatsächlichen Ereignissen ermöglicht und zudem eine gerechtere und konstruktivere Formulierung von Feedback erleichtert. Der Vorgesetzte vergibt Punkte für die Leistung des Mitarbeiters – das kann ein einfaches „OK“ für die normgerechte Arbeit sein, ein „Plus“ für besonders positives Verhalten oder ein „Minus“ (korrigierendes Feedback) mit dem Hinweis, was verbessert werden muss. Auf diese Weise erhält der Mitarbeiter laufend positive Bestärkung oder korrigierendes Feedback, wenn etwas verbessert werden muss.
Die App weckte das Interesse des Unternehmens Wawel, vor allem weil sie die Möglichkeit bietet, jeden Mitarbeiter individuell zu behandeln. Die Einführung des Programms begann mit einem dreimonatigen Pilotprojekt in der Produktionsabteilung, in der etwa 300 Mitarbeiter beschäftigt sind. Es stellte sich sehr schnell heraus, dass die Standardversion der App – bei der der Vorarbeiter die Arbeitsleistung nach eigenem Ermessen und ohne Verwendung objektiver externer Daten bewertet und angibt, ob der Mitarbeiter zu 100 Prozent, darunter oder darüber gearbeitet hat – für das Unternehmen nicht ausreichte. Wawel kam zu dem Schluss, dass es sinnvoll sei, die App mit direkten Produktionskennzahlen zu verknüpfen. Ein speziell für die Bedürfnisse des Unternehmens entwickeltes App-Modul ermöglichte es, den Mitarbeiter direkt mit dem Auftrag und der Effizienz seiner Ausführung zu verknüpfen. Auf diese Weise erhielt das Unternehmen messbarere Daten, auf deren Grundlage es seine Vergütungs- und Motivationspolitik gestalten kann .
An erster Stelle stehen Bildung und Kommunikation
Einführung von WinWin
Nach dem Pilotprogramm beschloss das Unternehmen, die WinWin-Anwendung in allen Produktionsabteilungen einzuführen. Der Anbieter der Lösung begann das Projekt mit Workshops zum Thema „Konstruktives Feedback“. Wie Michał Eryk Południok anmerkt, handelt es sich bei den Führungskräften in der Produktion um Personen, die in der Regel aus dem operativen Bereich befördert werden und oft nicht auf die Ausübung von Führungsaufgaben vorbereitet sind. Sie haben Schwierigkeiten damit, Lob auszusprechen, und wissen nicht, wie sie korrigierendes Feedback einsetzen können, um Mitarbeiter zur Erledigung ihrer Aufgaben zu motivieren, anstatt sie zu entmutigen.
Ergebnisse der Umsetzung
Im Rahmen der Workshops gelang es zudem, Kriterien für das Engagement zu erarbeiten – einen gemeinsamen Katalog von für die Organisation wünschenswerten und unerwünschten Verhaltensweisen, der in die Anwendung integriert wurde. Die Kompetenzen Kommunikation, Zusammenarbeit und Verantwortung für die eigene Arbeit wurden in einer für alle verständlichen Sprache beschrieben, die aus der Kultur und den Erfahrungen der Organisation stammt. Dadurch wurden das Geben von Feedback und das Vergabe von Punkten für Engagement standardisiert und von der subjektiven Ermessensausübung der Vorgesetzten unabhängig gemacht. Nun werden herausragende Verhaltensweisen in allen Produktionsteams auf dieselbe Weise erfasst.
Laut Michał Eryk Południok stellen die auf diese Weise erarbeiteten Standards für die Nutzung der App eine Art dreiseitigen Gesellschaftsvertrag dar. Erstens mit den Mitarbeitern: Wenn sie sich so verhalten, wie es in der Liste der gewünschten Kompetenzen vorgesehen ist, wird dies wahrgenommen und ihnen zugute gehalten; zweitens handelt es sich um eine Vereinbarung mit den Vorgesetzten, dass sie herausragende Verhaltensweisen der Mitarbeiter systematisch erfassen und sich dabei an einen gemeinsam festgelegten und einvernehmlich akzeptierten Standard halten, wodurch sie über ein Instrument zur Mitarbeitermotivation verfügen, und die dritte Vertragspartei ist das Unternehmen, das sich verpflichtet, die herausragendsten Mitarbeiter auf konkrete Weise zu würdigen und zu belohnen.
WinWin im Alltag
Wie Joanna Sztefko betont, hat das Unternehmen sehr viel Zeit darauf verwendet, die Führungskräfte, die die App nutzen, in Managementkompetenzen zu schulen, um ihnen das Konzept und die Grundsätze des laufenden Feedbacks näherzubringen. Dem Unternehmen war es wichtig, dass die Erfassung herausragender Verhaltensweisen der Mitarbeiter in der App systematisch erfolgt, denn nur dann macht sie Sinn. Jeder Vorarbeiter muss daran denken, nach Abschluss eines bestimmten Auftrags zu vermerken, wie dieser ausgeführt wurde, und denjenigen, die sich positiv hervorgetan haben, Pluspunkte zu geben, während diejenigen, die negativ aufgefallen sind, Minuspunkte erhalten. Gab es natürlich keinen Grund, einen Mitarbeiter besonders hervorzuheben oder zu ermahnen, vergibt der Vorarbeiter ein einfaches „ok“ – schließlich erfüllen die Mitarbeiter ihre Aufgaben in der Regel ordnungsgemäß. Wichtig ist, dass ein Lob oder eine Korrektur nicht ausschließlich digital erfolgen darf und kein Ersatz für ein Gespräch mit dem Mitarbeiter ist. Bevor diese Angaben in die App gelangen, sollte der Vorgesetzte sie dem Betroffenen direkt mitteilen.
Das System bietet auch keine Möglichkeit, allen Mitarbeitern pauschal ein „ok“ zu erteilen. Dadurch muss der Vorgesetzte beim Abschließen eines Auftrags zumindest zwei bis drei Sekunden lang über die Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters nachdenken, bevor er im System „ok“ vermerkt. Der Mitarbeiter kann zudem jederzeit den Vorarbeiter oder Vorgesetzten um Zugriff auf sein Konto in der App bitten, um die vergebenen Punkte zu überprüfen. Diese Einschränkung ergibt sich aus den Sicherheitsanforderungen für den Zugriff auf das firmeneigene IT-Netzwerk sowie aus dem Schutz personenbezogener Daten, obwohl Wawel dies im Nachhinein als bedeutendes Kommunikationshindernis ansieht – das unter Einhaltung entsprechender organisatorischer und technischer Maßnahmen beseitigt werden sollte. Langfristig möchte das Unternehmen den Mitarbeitern in der Produktion den Zugriff über ein individuelles Passwort und einen Benutzernamen ermöglichen. Diese Möglichkeit haben bereits die Büroangestellten im Unternehmensnetzwerk, die ebenfalls in das System eingebunden sind.
Gerecht heißt effektiv
Prämie und Motivation
Auf die Frage nach den positiven Auswirkungen der Einführung des Systems nennt Joanna Sztefko an erster Stelle die Gewissheit, dass die Prämien dank der Daten aus der Anwendung gerechter und objektiver verteilt werden. Das Unternehmen hat diese Daten in das bereits bestehende Prämiensystem in den Produktionsabteilungen integriert, wodurch das, was bisher auf der Grundlage einer subjektiven Beurteilung durch den Vorgesetzten funktionierte, nun durch konkrete Daten zum Verhalten und zur Leistungsfähigkeit der einzelnen Mitarbeiter untermauert wird. Auf dieser Grundlage wird ein konkreter Prämienindex für die Produktionsmitarbeiter berechnet und dem Vorgesetzten vorgeschlagen, der jedoch weiterhin das letzte Wort im Prämienvergabeprozess hat.
Talentsuche
Die Daten dienen zudem als sachliche Grundlage für regelmäßige Entscheidungen über Gehaltserhöhungen und Beförderungen. Ein weiterer Vorteil, der sich aus der Einführung des WinWin-Systems ergibt, ist ein effizienteres Talentmanagement im Unternehmen. Dank umfassender Informationen über das Verhalten der Mitarbeiter ist es viel einfacher, diejenigen unter den Beschäftigten zu identifizieren, die überdurchschnittliches Engagement zeigen, und ihre Karrierewege frühzeitig zu planen. Dies gilt auch für verschiedene Initiativen und Verbesserungsvorschläge – durch deren Erfassung im System lassen sich Mitarbeiter, die sich durch Einfallsreichtum und Findigkeit auszeichnen, leichter identifizieren. Ein weiterer Vorteil, der sich zwar nicht direkt aus dem System ergibt, aber sicherlich eine Folge davon ist, besteht darin, dass die Aufmerksamkeit der Vorgesetzten auf den Prozess des Feedbacks selbst gelenkt wird.
Der Generationsunterschied
In Unternehmen wie Wawel, die aus der Industrie stammen und auf eine über 100-jährige Geschichte zurückblicken, ist eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks nicht immer selbstverständlich. Viele unserer Mitarbeiter, insbesondere die ältere Generation, sind damit noch nie in Berührung gekommen und halten es keineswegs für notwendig. Die jungen Mitarbeiter hingegen sehnen sich danach. Deshalb war die Einführung eines Tools zur täglichen Erfassung von Engagement und Effizienz für die Meister, die oft gerade aus der Babyboomer- oder Generation X stammen, eine Revolution. „Wir hoffen, dass die App ihnen geholfen hat zu verstehen, wie wichtig positives Feedback in diesem Zusammenhang ist, und dass sie gespürt haben, dass das systematische Erfassen herausragender Verhaltensweisen im Team ein konkretes Instrument zum Aufbau des Teamengagements und zur Erreichung der Ziele ist“, bemerkt Joanna Sztefko.
Wahlfreiheit
Der Anbieter der Lösung räumt Bedenken aus, die bei den vom System betroffenen Produktionsmitarbeitern aufkommen könnten. Michał Eryk Południok betont, dass das Tool dem Mitarbeiter Wahlfreiheit lässt, ihn nicht zum Wettbewerb zwingt und im negativen Sinne nicht „bewertend“ ist.
Wenn ein Unternehmen mit der Einführung der Anwendung beginnt, sollte gleichzeitig eine klare Botschaft an die Mitarbeiter gesendet werden, dass es für den Arbeitgeber ausreichend ist, wenn ein Mitarbeiter sich nicht überdurchschnittlich engagiert, seine Aufgaben aber ordnungsgemäß erfüllt.
Das Gleiche gilt für den Fall, dass die Arbeit hinter den Standards zurückbleibt: Auch sein potenzieller Bonus fällt dann geringer aus. Es liegt am Mitarbeiter, welche Entscheidung er trifft – betont Michał Eryk Południok
Erkenntnisse aus der Einführung des Systems
Schnelle Implementierung
Die Einführung des Systems in seiner Standardversion verlief, wie Wawel im Pilotprojekt feststellen konnte, relativ zügig. Die Tatsache, dass wir uns für eine Erweiterung des Produktionsmoduls entschieden haben, führte jedoch aufgrund der Programmierarbeiten und der Maßnahmen zur Stabilisierung des Systems mit den neuen Funktionen zu einer erheblichen Verlängerung der Arbeiten. Wie immer, wenn wir zwischen der Standardversion und einer Anpassung abwägen, sollte man diesen Aspekt berücksichtigen, da sich dies nicht nur auf den Zeitaufwand auswirkt, sondern vor allem auf die hohe Arbeitsbelastung der Abteilungen, die die Einführung im Unternehmen unterstützen – in unserem Fall also die Personalabteilung und die IT-Abteilung. Das Team von WinWinBalance hat sehr flexibel auf unsere Bedürfnisse reagiert, doch die Komplexität des Prozesses und der Umfang des Ressourceneinsatzes auf Seiten unseres Unternehmens haben erheblich zugenommen“, betont Joanna Sztefko.
Ein weiterer wichtiger Faktor, den man bei der Einführung eines Systems zur Leistungsbewertung oder Arbeitserfassung stets im Auge behalten muss, ist, dass sich die Erwartungen an das System, die von Fachkräften mit täglichen Büroaufgaben, Führungskräften der oberen Ebene oder der Geschäftsleitung formuliert werden, stets von den Erwartungen der Mitarbeiter in der Produktion unterscheiden.
Sei WinWin
Das liegt ganz einfach daran, dass sich die Arbeit in diesen beiden Bereichen extrem unterscheidet, was sich auf die unterschiedliche Wahrnehmung der vorgeschlagenen Lösungen und ihrer Anwendungsmöglichkeiten auswirkt. Während die Mitarbeiter an der Basis das System aus der Perspektive des „Hier und Jetzt“ bewerten, erwarten die Fachabteilungen und die Geschäftsleitung aussagekräftige Berichte, Übersichten und Hinweise für das Personalmanagement – betont Joanna Sztefko.
Bei der Umsetzung sollten daher diese beiden völlig unterschiedlichen Erwartungsgruppen berücksichtigt werden.
Wenn wir den Schwerpunkt auf die Umsetzung der einen Gruppe legen, besteht die Gefahr, dass die andere Gruppe nicht so schnell und so gut auf ihre Bedürfnisse eingeht, wie sie es erwarten würde. In einer so großen Organisation ist dies eine ständige Herausforderung. Daher führen wir derzeit eine interne Bewertung des Systems durch, um dessen Möglichkeiten optimal zu nutzen“, fasst Joanna Sztefko zusammen.
Alltägliche Herausforderungen
Wawel ist ein großer, stabiler Arbeitgeber, der – wie andere Produktionsbetriebe auch – mit Herausforderungen im Bereich des Personalmanagements zu kämpfen hat. Dies ist unter anderem eine Folge der letzten beiden schwierigen Jahre. Das Unternehmen arbeitet daran, die Fluktuation zu senken und das Beschäftigungsniveau in der Produktion aufrechtzuerhalten. Da sich das Produktionswerk in der Nähe von Krakau befindet, hat der Arbeitgeber zusätzliche Fahrten mit Firmenbussen eingerichtet, damit die Mitarbeiter problemlos zur Fabrik gelangen können. Wawel möchte mit guten Arbeitsbedingungen und transparenter Vergütung punkten und hat sich unter anderem deshalb für die Einführung einer App entschieden, die eine gerechtere Bonusvergabe ermöglicht.
Autorin des Textes: Anna Włudarczyk
Der Artikel erschien ursprünglich als Fallstudie in der Monatszeitschrift „Personel i Zarządzanie“ Nr. 1/2023 unter dem Titel „Bonuszahlungen auf solider Grundlage: Kontinuierliches Feedback bei Wawel“. Nachdruck mit freundlicher Genehmigung der Autorin.
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